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OCRとは何か？5利点で会社の成長をサポート

DXやSDGsの取り組みが活発化する現在、紙書類のデジタル化やペーパーレス化に取り組む企業が増えています。OCRはますます注目を集めている技術です。OCRは古くから使われている技術ですが、近年改めて注目されています。OCRとはの基礎や活用するメリット、実際に導入している企業の事例などをわかりやすくご紹介します。紙の文書のデジタル化や生産性の向上に関する課題に直面している場合は、このガイドをご覧ください。

1. OCRとは何か（文字認識）?

OCRとは何ですか？紙に印刷された文字は、印刷された文字や手書きの文字をカメラやスキャナなどの光学的手段でデータとして取り込み、OCR技術でデコード（文字認識）することでテキストデータに変換できます。コピーして業務システムに貼り付けたり、システム上で検索したりすることが簡単に行えます。

そのため、紙に書かれた文字をデジタルデータとして利用するには、まず人間がそれを読み取ってテキストに変換する必要があります。これをデータ入力といいます。しかし、ただ文字を入力するだけでは非常に非効率で時間もかかります。OCRは人間に代わってこの作業を実行します。

2. OCRの重要性と利点

2.1.データ入力タスクの簡素化

請求書や書類などのデータを手動で入力するのは時間がかかり、エラーが発生する可能性が高くなります。多くの企業では、月初めに書類の入力量が急増し、時間外の処理が必要になる場合があります。OCRテクノロジーを実装することで、スキャンを通じて文書を簡単に保存できるため、データ入力の労力が大幅に軽減されます。

2.2.保存されたデータの効果的な取得

紙文書をスキャンしてデジタルデータに変換し、文書の内容からキーワード検索することができます。通常のスキャナーは文書を画像形式で保存するため、文書の内容を見ないと判断するのは困難です。しかし、OCRを適用することでテキストデータに変換され、キーワードによる検索が容易になります。これにより、必要な文書をすばやく見つけたり、重要なテキストを取得したりできます。OCRを使用して画像データをテキストに変換することも、データ量を削減し、メモリ領域を節約するのに役立ちます。

2.3.ドキュメントの簡単な変更と変換

OCR技術はデータをデータに変換するだけでなく、Word、Excel®、PowerPoint®などの形式にデータを変換することもできます。これにより、ビジネス文書の修正が容易になります。紙の文書を変更する場合、段落、表、または図の位置を変更し、変更を加えた後に文書を再印刷することが必要になる場合があります。しかし、デジタルデータを使用すると、精密な修正が可能で、段落のズレも自動で修正され、画像の位置も簡単に変更できます。これにより、時間のかかる非効率なタスクが効率化されます。

3. OCRが文字をデータに変換する仕組み

3.1.ドキュメントのイメージング

帳票や書類などの書類をスキャナーやカメラを使って画像データに変換します。変換の際は精度を高めるため、原稿の表面を汚さないように注意してください。

3.2.レイアウトの確認

画像データの配置をご確認ください。文字、方眼、写真などの構造を理解し、それを文字として解釈する方法を検討します。

請求書など毎回レイアウトが変わる文書を非定型文書と呼びますが、その都度レイアウトを指定する必要があり、非定型文書に対応した機能が必要です。

3.3.文字列認識

行、列、見出しなどを識別し、文字がどのように文を形成するかを決定します。OCRは通常、各文字を個別に調べますが、AI-OCRは通常、文字のグループを認識して区別します。

3.4.文字認識

文字列を見て、各文字の特徴的な点を個別に特定してみましょう。文字に色が付いていたり、文字がかすれていると精度が落ちますのでご注意ください。また、OCRが読み取るすべてのデータを信頼しないでください。これは、フォームに記入する人が間違った情報を入力した可能性があるためです。

3.5.フォーマットされた出力

OCRは文書をデータ化してファイルとして出力できます。Excel形式での出力が多いようですが、テキストデータやPDFなど複数の出力形式もあります。一般化する今回はOCRの基本から活用例までをご紹介します。OCRを利用すると作業が効率化されるだけでなく、文書情報をデータとして扱うことができます。

企業がドキュメント関連の業務効率化やデータ利活用の促進に課題を抱えている場合は、ここで取り上げた情報に基づいてOCRの導入をご検討ください。

Newwave Solutions Japanは、ベトナムで長年ソフトウェア開発に従事してきた会社です。当社には、日本のクライアント向けのOCRプロジェクトの開発と提供において12年以上の経験があります。OCR開発サービスにご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。どんな細かなご質問にもお答えいたします。

To Quang Duy（トー・クアン・ズイ）氏はベトナムの大手ソフトウェア開発会社であるNewwave SolutionsのCEOです。彼は卓越したテクノロジーコンサルタントとして認められています。LinkedInやTwitterで彼とつながりましょう。